Управление вашим транспортом 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, в любой точке мира

Оптимизация работы автопарка - часть 2

20.12.2018

Содержание автопарка для многих является необходимостью. Довольно часто компании не имеют представления о том, как отслеживать и анализировать расходы. Как считать безубыточность владения автопарком и как сократить траты.
Отсутствие контроля и нерациональное использование транспорта влечёт за собой крупные потери предприятию.
Как же сократить расходы на владение автопарком? Для начала разберёмся, какие расходы существуют.

Основные статьи расходов автопарка следующие:

  • покупка транспорта;
  • зарплата персонала;
  • налоги;
  • ГСМ (топливо, масла, тормозные и охлаждающие жидкости); 
  • ТО, текущий и капитальный ремонты;
  • страхование автотранспорта;
  • обеспечение расходными материалами (омыватели, щетки, аптечки, огнетушители и т.п.), автомобильные шины (покупка, хранение, утилизация), мойка;
  • медосмотры и подготовка ТС для выхода на линию (обучение персонала);
  • парковка;
  • ДТП, штрафы за нарушение ПДД. 

Эти расходы в любом случае не избежать. Но далеко не всегда расходы рациональны и обоснованы. На что следует обратить внимание? 

  1. Систему управления и контроля.
  2. Уровень профессионализма персонала. Безграмотное управление и низкий уровень негативно скажутся на работе автопарка.
  3. Как бы вы не доверяли своим сотрудникам, проверяйте. Наш человек так устроен: если не видят и не контролируют, значит можно взять. Отсюда слив бензина, разъезды водителей по личным нуждам и т.д.

Если вы решили встать на «тропу войны» с расходами, то будьте готовы к скрупулёзной работе. Вам нужны только цифры и факты, подкреплённые на бумаге.

Задавайте вопросы себе, сотрудникам:

  • Действительно ли был этот ремонт?
  • Я точно знаю, что именно отремонтировали?
  • Он на самом деле был нужен? 
  • Я уверен, что цена проведенного ремонта не завышена?
  • Компания заплатила за бензин в этом месяце 40 000 руб.:  Какой был пробег у транспорта в этом месяце? Какие маршруты были? Соответствует ли пробег маршрутным листам?

И подобных вопросов может быть очень много. Нужно включить в себе «параноика» и начать с проверки всей имеющейся документации, включая путевые листы.

Путевой лист – это главный документ водителя, в котором записывается пробег, маршрут, рабочее время водителя. Выдаётся он на руки каждый день. 

Объектом изучения для Вас станут:  показания спидометра (выход на линию/приезд в гараж), расход топлива,  маршруты движения, время простоя, пробег по конкретному маршруту, время в пути.

Далее нужно сравнить данные водителя за определённый период.  Необходимо провести расчёты и проверить общий пробег за день по спидометру и по сумме маршрутов. Проанализировать время в пути и время простоев между маршрутами. Для понимания ситуации можно проверить маршруты по карте, как с учётом пробок, так и без учёта. И, конечно, анализ расхода топлива – понять, сколько реально расходуется. Точнее сказать, сколько расходуется согласно путевым листам, а далее эти данные сравнить как с характеристиками транспортных средств, так и рекомендациями Минтранса.

Следующий шаг - проверяем логистику. Если у вас в компании есть система заявок, то сравниваем выполнение маршрутов с заявками. Опять-таки. если не совпадают, значит проблема кроется в логистике.

Затем, изучаем ремонт. Как часто проводится, повторяется ли ремонт одной и тоже же запчасти. Анализируем затраты ремонта на содержание транспорта.

Обратите внимание, прописаны ли у вас с водителями чёткие должностные инструкции, порядок эксплуатации ТС. Есть ли акты приёма-передачи, в каком виде водитель принимает и сдаёт ТС. Кто будет нести ответственность за поломки, царапины и вмятины.

И это только вершина айсберга. Выявив, в каких местах, у  вас утекают деньги, пора намечать шаги в оптимизации автопарка. Будьте готовы к противостоянию персонала. Он уже привык работать в своём режиме, и новые правила будут восприняты негативно.

Кроме организационно-документальных путей оптимизации существуют автоматизированные системы, которые значительно облегчают жизнь. Это системы спутникового мониторинга. 

В отличие от предыдущих мер, здесь придётся заплатить. Но поверьте, расходы на ГЛОНАСС не сравнятся с неконтролируемыми расходами.

Что дают спутниковые системы мониторинга:

  • контроль местонахождения; 
  • оценка в режиме реального времени использования транспорта; 
  • контроль скоростного режима; 
  • контроль топлива;
  • точные данные простоя (включен двигатель, не включён)  и другие.

По оценкам специалистов, окупаемость ГЛОНАСС в среднем составляет от 1 до 3 месяцев. По стоимости варьируется от 5 500 до 17 500  рублей, при этом системы экономят порядка 30% вашего бюджета на обслуживание автопарка.

Кроме очевидных преимуществ в виде технического контроля транспорта, есть положительный «побочный» эффект. Водители. зная, что подключена система спутникового мониторинга, ведут себя гораздо дисциплинированнее. Пробег сокращается и ликвидируются лишние затраты на топливо.

Итак, для оптимизации работы автопарка и сокращения расходов вам следует:

  1. провести анализ расходов;
  2. определить «пробелы» в ведении документации и устранить их;
  3. сделать шаги в устранении нерациональных расходов по всем статьям;
  4. установить систему спутникового мониторинга для отслеживания движения транспорта.

Помните, что сократить расходы на содержание автопарка реально и возможно.

Запросите у нашего менеджера ЧЕК-ЛИСТ на сокращение затрат на 30%, и мы вам его вышлем совершенно БЕСПЛАТНО.